Kelembagaan Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Pada Pemerintah Provinsi Maluku Utara

Kelembagaan pengelola Informasi dan dokumentasi terdiri atas terdiri ada 5 :

1) Atasan PPID

-   Atasan PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) adalah pejabat struktural tertinggi di kesekretariatan, dalam hal ini dijabat oleh Sekretaris Daerah Provinsi Maluku Utara  

-    Bertanggungjawab membangun dan mengembangkan sistem layanan Informasi Publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik, menyelesaikan keberatan atas Permintaan Informasi Publik, serta mewakili Badan Publik dalam hal terjadi sengketa informasi

-   Atasan PPID bertugas:

         a.  menunjuk PPID dan PPID Pelaksana;

         b. menyusun arah kebijakan layanan Informasi Publik di Badan Publik;

         c. menyelesaikan keberatan atas Permintaan Informasi Publik;

         d. mewakili Badan Publik di dalam proses penyelesaian sengketa di Komisi Informasi dan/atau di Pengadilan; dan

         e. melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID dan PPID Pelaksana.

-    Atasan PPID berwenang:

         a.  menetapkan dan mengangkat PPID dan PPID Pelaksana;

         b. menetapkan arah kebijakan layanan Informasi Publik di Badan Publik;

         c. memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik untuk ditindaklanjuti oleh PPID;

         d. menunjuk PPID untuk mewakili Badan Publik di dalam proses penyelesaian sengketa di Komisi Informasi dan/atau di Pengadilan; dan

         e. menetapkan strategi dan metode pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana, Pejabat Fungsional dan/atau Petugas Pelayanan Informasi.

  2) PPID

-    PPID (nomenklatur sebelumnya PPID Utama) dijabat oleh pejabat yang membidangi urusan pelayanan Informasi dan dokumentasi dan/atau kehumasan

-    PPID bertanggungjawab melaksanakan layanan Informasi Publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik di Badan Publik

-    PPID bertugas:

         a.  menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan Informasi Publik;

         b. menyusun laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik;

         c. mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik;

         d. mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan dokumen Informasi Publik dari PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik;

         e. melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik;

         f.   menentukan Informasi Publik yang dapat diakses publik dan layak untuk dipublikasikan;

         g.  melakukan pengujian tentang konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan;

         h. melakukan pengelolaan, pemeliharaan, dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik;

         i.   menyediakan Informasi Publik secara efektif dan efisien agar mudah diakses oleh publik; dan

         j.   melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi.

      -    PPID berwenang:

         a.  menetapkan kebijakan layanan Informasi Publik;

         b. menetapkan laporan pelaksanaan kebijakan layanan Informasi Publik;

         c. melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;

         d. meminta klarifikasi kepada PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;

         e. menetapkan dan memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan, dengan persetujuan Atasan PPID;

         f.   menolak Permintaan Informasi Publik dengan menyampaikan pertimbangan secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk Informasi yang dikecualikan atau rahasia, dengan persetujuan Atasan PPID;

         g.  menugaskan PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi untuk membuat, mengelola, memelihara, dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik; dan

         h.  menetapkan strategi dan metode pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan teknis Informasi Publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana dan/atau Petugas Pelayanan Informasi.

3) PPID Pelaksana

-   PPID Pelaksana (nomenklatur sebelumnya PPID Pembantu) dijabat oleh pejabat di masing-masing unit kerja/satuan kerja/unit organisasi/organisasi perangkat daerah ;

-    PPID Pelaksana bertanggungjawab membantu pelaksanaan layanan Informasi Publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik di masing-masing unit kerja/satuan kerja/unit organisasi/organisasi perangkat daerah/sebutan lainnya

-   PPID Pelaksana bertugas:

         a.  membantu PPID melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya;

         b. melaksanakan kebijakan teknis layanan Informasi Publik yang telah ditetapkan PPID;

         c. mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik;

         d. mengumpulkan dokumen Informasi Publik dari Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik;

         e. membantu PPID melakukan verifikasi dokumen Informasi Publik;

         f.   membantu membuat, mengelola, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik; dan

         g.  menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan Informasi Publik agar mudah diakses oleh publik.

-    PPID Pelaksana berwenang:

         a.  meminta dokumen Informasi Publik dari Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik;

         b. meminta klarifikasi kepada Petugas Pelayanan Informasi di Badan Publik dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik; dan

         c.  menugaskan Petugas Pelayanan Informasi untuk menyiapkan dokumen untuk membantu PPID dalam melaksanakan pengujian konsekuensi atas Informasi Publik yang akan dikecualikan atau pembuatan pertimbangan tertulis dalam hal suatu Informasi Publik dikecualikan atau Permintaan Informasi Publik ditolak.

  4) Tim Pertimbangan

-   Tim Pertimbangan ditunjuk oleh Atasan PPID dengan mempertimbangkan kompetensi di bidang hukum, komunikasi, dan/atau pelayanan Informasi Publik

-   Tim Pertimbangan bertanggungjawab membantu merumuskan pertimbangan tertulis, Daftar Informasi Publik, dan Informasi yang dikecualikan

5) Petugas Pelayanan Informasi Publik

-   Petugas Pelayanan Informasi Publik ditunjuk oleh Atasan PPID dengan mempertimbangkan pengetahuan di bidang pengelolaan dan/atau pelayanan Informasi Publik.

-   Petugas Pelayanan Informasi Publik bertanggungjawab menyiapkan kebutuhan PPID dalam proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik.

 

.

 

Visi dan Misi PPID

VisiMisi

a) Menghimpun informasi publik dari seluruh OPD di Iingkungan Pemerintah Provinsi Maluku Utara;

b) Menata dan menyimpan informasi publik dari seluruh OPD di Pemerintah Provinsi Maluku Utara;

c) Melaksanakan konsultasi informasi publik  kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik;

d) Menyelesaikan sengketa informasi.  

STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLA LAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PLID)

PROVINSI MALUKU UTARA

I. STANDAR LAYANAN 

ALUR PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK DAN PENGAJUAN KEBERATAN

TATA CARA PERMINTAAN INFORMASI

 

A.  DATANG LANGSUNG

1.    Pemohon Informasi Publik datang langsung ke salah satu Meja Layanan Informasi di OPD lingkup Pemprov Malut, mengisi FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI dengan paling sedikit melampirkan :

-         Fotokopi KTP atau surat keterangan kependudukan dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil setempat (Untuk Perorangan).

-         Fotokopi akta pendirian badan hukum yang telah mendapat pengesahan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Untuk Badan Hukum).

-         Surat kuasa dan fotokopi kartu tanda penduduk atau surat keterangan kependudukan pemberi kuasa (Untuk Kelompok Orang) .

-         Surat kuasa khusus yang bermeterai  (Untuk yang dikuasakan kepada pihak lain)

2.    Petugas memberikan TANDA BUKTI PENERIMAAN PERMINTAAN INFORMASI publik yang memuat NOMOR PENDAFTARAN kepada pemohon informasi publik;

3.    Petugas memcatat di BUKU REGISTER dan memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai FORMULIR PERMINTAAN INFORMASI PUBLIK yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik;

4.    PPID/PPID Pelaksana melakukan pemeriksaan kelengkapan Permintaan Informasi Publik paling lambat 3 (tiga) hari sejak Permintaan Informasi Publik telah dicatat dalam BUKU REGISTER Permintaan Informasi Publik.

5.    Apabila persyaratan lengkap, PPID/PPID Pelaksana akan menyampaikan PEMBERITAHUAN TERTULIS kepada Pemohon Informasi Publik paling lambat 10 (sepuluh) hari sejak Permintaan Informasi Publik dinyatakan lengkap, yang isinya memuat antara lain :

-         Informasi Publik yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak;

-         keterangan Badan Publik yang menguasai Informasi yang diminta dalam hal Informasi tidak berada di bawah penguasaannya;

-         menerima atau menolak Permintaan Informasi Publik yang disertai dengan alasan;

-         bentuk Informasi Publik yang tersedia;

-         biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan salinan Informasi Publik yang diminta;

-         waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan Informasi Publik yang diminta;

-         penjelasan atas penghitaman/pengaburan informasi yang diminta bila ada;

-         permintaan Informasi Publik diberikan sebagian atau seluruhnya; dan

-         penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum didokumentasikan.

6    Apabila persyaratan tidak lengkap, PPID/PPID Pelaksana menyampaikan SURAT KETERANGAN TIDAK LENGKAP kepada Pemohon Informasi Publik untuk dilengkapi/diperbaiki.  Pemohon harus menyerahkan perbaikan Permintaan Informasi Publik dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) hari sejak SURAT KETERANGAN TIDAK LENGKAP diterima Pemohon Informasi Publik.  Apabila Pemohon Informasi Publik tidak menyerahkan perbaikan Permintaan Informasi Publik yang diajukan, PPID/PPID Pelaksana memberikan catatan pada buku register Permintaan Informasi Publik tanpa harus menindaklanjuti Permintaan Informasi Publik yang diajukan.

 

B. MELALUI APLIKASI e-PPID PROVINSI MALUKU UTARA

 1.  Pemohon Informasi Publik mengakses aplikasi e-PPID dengan mengetik : ppid.malutprov.go.id pada browser, atau menekan Icon e-PPID dari halaman utama website resmi Provinsi Maluku Utara (www.malutprov.go.id)

2.  Pemohon Informasi terlebih dahulu membuat AKUN PRIBADI pada aplikasi dengan mengakses menu LOGING di bagian kanan atas halaman utama

3.  Pemohon wajib membaca KETENTUAN PENGGUNA sebelum mengisi data dan informasi yang diminta

4.  Pemohon mengisi data dan informasi yang diminta antara lain : nama, NIK, Alamat dan email aktif

5.   Setelah selesai membuat akun pribadi, pemohon dapat mengajukan permohonan informasi melalui menu PERMOHOAN INFORMASI dari halaman utama

6.   Petugas memberikan TANDA BUKTI Penerimaan Permintaan Informasi Publik yang memuat NOMOR PENDAFTARAN kepada pemohon informasi publik ;

7.   Petugas memcatat di BUKU REGISTER dan memproses permintaan informasi publik;

8.   PPID/PPID Pelaksana akan menyampaikan PEMBERITAHUAN TERTULIS kepada Pemohon Informasi Publik paling lambat 10 (sepuluh) hari sejak Permintaan Informasi Publik diregistrasi, yang isinya memuat antara lain:

-         Informasi Publik yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak;

-         keterangan Badan Publik yang menguasai Informasi yang diminta dalam hal Informasi tidak berada di bawah penguasaannya;

-         menerima atau menolak Permintaan Informasi Publik yang disertai dengan alasan;

-         bentuk Informasi Publik yang tersedia;

-         biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan salinan Informasi Publik yang diminta;

-         waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan Informasi Publik yang diminta;

-         penjelasan atas penghitaman/pengaburan informasi yang diminta bila ada;

-         permintaan Informasi Publik diberikan sebagian atau seluruhnya; dan

-         penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum didokumentasikan.

***

TATA CARA PENGAJUAN KEBERATAN

1.   Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan keberatan dalam hal ditemukannya alasan sebagai berikut:

-         Penolakan berdasarkan alasan Pengecualian Informasi Publik;

-         Tidak disediakannya Informasi berkala;

-         Tidak ditanggapinya Permintaan Informasi Publik;

-         Permintaan Informasi Publik ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;

-         Tidak dikabulkannya Permintaan Informasi Publik;

-         Pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/atau

-         Penyampaian Informasi Publik yang melebihi waktu yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

2   Pemohon datang langsung ke Meja Pelayanan Informasi di salah satu OPD lingkup Pemprov Malut dan mengisi FORMULIR KEBERATAN yang ditujukan ke Atasan PPID.

3   Pengajuan keberatan dapat dikuasakan kepada pihak lain yang cakap di hadapan hukum, yang disertai surat kuasa khusus dengan dibubuhi meterai yang cukup.

4   PPID/PPID Pelaksan wajib memberikan nomor pendaftaran keberatan setelah Pemohon Informasi Publik mengisi FORMULIR KEBERATAN dan mencatat pada BUKU REGISTER KEBERATAN.

5   PPID/PPID Pelaksana wajib menyimpan salinan formulir keberatan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti pengajuan keberatan.

6   PPID/PPID Pelaksana wajib memberikan TANDA BUKTI PENERIMAAN KEBERATAN kepada Pemohon Informasi Publik atau kuasanya

7   Atasan PPID wajib memberikan tanggapan secara tertulis yang disampaikan kepada Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau kuasanya paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan tersebut dalam REGISTER KEBERATAN.

8   Apabila Atasan PPID Pelaksana menolak memberikan Informasi berdasarkan alasan pengecualian Informasi Publik, wajid menyertakan SURAT KEPUTUSAN PENGECUALIAN INFORMASI.

***

TATA CARA PERMOHONAN PENYELESAIAN SENGKETA

1.         Pemohon mengajukan permohonan penyelesaian sengketa dapat dilakukan dengan cara :

-         SECARA TERTULIS ditujukan ke Ketua Komisi Informasi Provinsi Maluku Utara atau

-         DATANG LANGSUNG dan mengisi (atau diisikan oleh petugas untuk pemohon yang berkebutuhan khusus) FORMULIR PERMOHONAN PENYELESAIAN SENGKETA yang tersedia di kantor Komisi Informasi Provinsi Maluku Utara

2.         Pemohon Informasi melampirkan :

-         Formulir Permintaan Informasi dan tanda terimanya (Jika ada);

-         Permberitahuan Tertulis dan tanda terimanya (Jika ada)

-         Formulir Pengajuan Keberatan dan tanda terimanya (Jika ada)

-         Surat Keputusan Pengeculian Informasi dan tanda terimayanya (Jika ada)

-         Fotokopi KTP atau surat keterangan kependudukan dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil setempat (Untuk Perorangan).

-         Fotokopi akta pendirian badan hukum yang telah mendapat pengesahan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Untuk Badan Hukum).

-         Surat kuasa dan fotokopi kartu tanda penduduk atau surat keterangan kependudukan pemberi kuasa (Untuk Kelompok Orang) .

-         Surat kuasa khusus yang bermeterai  (Untuk yang dikuasakan kepada pihak lain)

 

II.  STANDAR PENGUMUMAN 

(1) Pengumuman Informasi wajib:

      a. menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar;

      b. mudah dipahami; dan

      c.   mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan penduduk setempat.

 (2) Pengumuman disebarluaskan melalui:

      a. papan pengumuman;

      b. laman resmi (Website) PPID dan/atau Badan Publik;

      c.   media sosial PPID dan/atau Badan Publik;

      d. Portal Satu Data Indonesia; dan/atau

      e. Aplikasi berbasis teknologi informasi;

 (3) Pengumuman dan penyebarluasan Informasi Publik wajib memperhatikan Aksesibilitas bagi Penyandang Disabilitas, yaitu paling sedikit dilengkapi dengan audio, visual, dan/atau braille.

 (4) Badan Publik dilarang menunda mengumumkan Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta kepada publik yaitu :

      a. mengumumkan peristiwa yang mengancam hajat hidup orang banyak yang sedang terjadi;

      b. mengumumkan Informasi tentang prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada pihak yang berpotensi terkena dampak; dan

      c.   menyediakan sarana dan prasarana penyebarluasan Informasi keadaan darurat.

 (5) Badan Publik yang berwenang memberikan izin dan/atau membuat perjanjian dengan pihak ketiga terhadap suatu kegiatan yang berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak serta ketertiban umum wajib:

      a. mengumumkan potensi peristiwa yang mengancam hajat hidup orang banyak;

      b. mengumumkan prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada pihak yang berpotensi terkena dampak; dan

      c.   menyediakan sarana dan prasarana penyebarluasan Informasi keadaan darurat.

III. TATA CARA PENGADUAN PENYALAHGUNAAN WEWENANG PEJABAT BADAN PUBLIK

 

Untuk mewujudkan pemerintahan yang baik dan untuk membangun kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan publik yang dilakukan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Maluku Utara (Malut), perlu dilakukan penataan pelayanan di antaranya membangun fasilitas kepada masyarakat yang bisa melaporkan langsung akan semua tindakan pejabat publik dalam menjalankan tugas dan fungsinya di Pemprov Malut jika terjadi dugaan pelanggaran.

Pemprov Malut dalam hal memberikan pelayanan menjadi tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur.

Informasi tentang tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan oleh pejabat badan publik maupun pihak yang mendapatkan izin atau perjanjian kerja dari badan publik yang bersangkutan, dapat dilakukan Caranya mudah, Anda hanya cukup mengakses situs web www.lapor.go.id atau melalui SMS 1708 dan/atau aplikasi mobile di sistem operasi Android dan iOS

 

                                                                                                                                           

 

 

 

Peraturan Mengenai Keterbukaan Informasi Publik :

1. Undang -Undang Republik Indonesia No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 tentang Keterbukaan Informasi Publik

3. Permendagri No 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kemendagri dan Pemda

4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik 

5. Peraturan Daerah Provinsi Maluku Utara Nomor 5 Tahun 2020 tentang Tata Kelola Keterbukaan Informasi Publik